Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

UNA IDEA S.A.S. (en adelante, “la Sociedad”), identificada con NIT 902007273-8, con domicilio en la Calle 34B No. 81A-105, Medellín, Colombia y correo electrónico info@hkeep-app.co, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen a través de la aplicación móvil HKeep y del sitio hkeep-app.co (en adelante, “HKeep” o “la Aplicación”).

Esta Política de privacidad hace parte integral de los Términos y condiciones de HKeep. Los términos en mayúscula inicial que se usan aquí tienen el significado que les dan los Términos y condiciones. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

2. Aceptación y autorización

Al registrarse en HKeep, el Titular marca la casilla de aceptación de los Términos y condiciones y de esta Política de privacidad. Con ello otorga a la Sociedad su autorización previa, expresa e informada para tratar sus datos personales con las finalidades aquí descritas. Si el Titular no está de acuerdo con esta Política, debe abstenerse de registrarse y de usar la Aplicación.

3. Datos que recogemos

Según el rol y las funcionalidades que use, la Sociedad recoge los siguientes datos:

• Datos de identificación y contacto del Usuario: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, género, correo electrónico y número celular.
• Datos del Proveedor: tipo y número de documento de identificación, nombres o razón social, nombre de contacto, correo electrónico, números de contacto, dirección y ubicación del negocio y de sus sedes, servicios ofrecidos, horarios, logotipo, descripción y, si lo aporta, la imagen de su Registro Único Tributario (RUT).
• Propiedades: el tipo de inmueble, su dirección y su ubicación, y las personas con las que el Usuario comparte cada Propiedad.
• Ubicación: la ubicación del dispositivo, cuando el Titular concede el permiso, para situar al Proveedor en el mapa y para mostrar al Usuario los Proveedores cercanos.
• Actividad en la Aplicación: servicios buscados, perfiles de Proveedor vistos, intentos de contacto, servicios reportados como tomados, calificaciones y comentarios, y peticiones, quejas y reclamos.
• Conversaciones con el Asistente IA: los textos, imágenes y audios que el Usuario envía al Asistente IA, su transcripción y las respuestas generadas.
• Cuenta y acceso: la contraseña, que se guarda cifrada y nunca en texto plano, y los identificadores de Google o Apple cuando el Titular inicia sesión con esos servicios.
• Planes y suscripciones: el Plan contratado, su vigencia, su consumo y los identificadores de la suscripción que entregan App Store o Google Play. La Sociedad no recibe ni almacena los datos de la tarjeta ni del medio de pago, que gestiona directamente la tienda.
• Datos técnicos: la dirección IP, el tipo de dispositivo y de sistema operativo, y el identificador que permite enviar notificaciones al dispositivo.

Datos sensibles. HKeep no solicita datos sensibles. El Titular no está obligado a suministrarlos, y debe abstenerse de incluirlos en los comentarios, en las PQR o en las conversaciones con el Asistente IA. Suministrar los datos de registro es facultativo, pero sin ellos no es posible crear la cuenta ni usar la Aplicación.

4. Para qué usamos los datos

La Sociedad trata los datos personales con las siguientes finalidades:

• Crear y administrar la cuenta del Titular, autenticarlo y permitirle recuperar su contraseña.
• Mostrar al Usuario los Proveedores que ofrecen el servicio que busca, ordenados por calificación y distancia, y permitirle contactarlos.
• Publicar el perfil del Proveedor, con sus datos de contacto, servicios, horarios, ubicación y calificaciones, para que los Usuarios lo encuentren y lo contacten.
• Verificar la identidad tributaria del Proveedor a partir de su RUT.
• Prestar el servicio del Asistente IA y sugerir el tipo de servicio que el Usuario podría necesitar.
• Permitir al Usuario compartir sus Propiedades con las personas que invite.
• Activar, renovar y controlar los Planes, verificar las compras ante la tienda y aplicar sus límites de uso.
• Enviar notificaciones sobre la cuenta, el Plan, las respuestas a PQR, las calificaciones pendientes y los servicios, así como comunicaciones informativas y publicitarias relacionadas con el hogar. El Titular puede pedir que se le excluya de las comunicaciones publicitarias.
• Calcular estadísticas y métricas para los Proveedores, y hacer estudios internos para mejorar la Aplicación.
• Atender peticiones, quejas y reclamos, prevenir el fraude y el uso indebido de la plataforma, y cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente.

5. Información visible para otros Titulares

El perfil del Proveedor, sus datos de contacto, su ubicación, sus servicios, sus horarios y sus calificaciones son públicos para los Usuarios de HKeep: esa visibilidad es la razón de ser de la plataforma. Las calificaciones y los comentarios que el Usuario deja sobre un Proveedor se muestran en el perfil de este. Las personas con las que el Usuario comparte una Propiedad ven la información de esa Propiedad y los servicios registrados en ella.

Cuando el Usuario contacta a un Proveedor por teléfono, mensajería o correo, la comunicación sale de la Aplicación, y cada parte trata los datos que reciba del otro bajo su propia responsabilidad.

6. Con quién compartimos los datos

La Sociedad no vende los datos personales de los Titulares. Los comparte, en la medida necesaria para operar HKeep, con proveedores de servicios tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento:

• Servicios de autenticación y notificaciones (Google Firebase, Sign in with Apple).
• Servicios de inteligencia artificial que procesan las conversaciones del Asistente IA, transcriben los audios y leen el RUT de los Proveedores (OpenAI).
• Servicios de mapas y cálculo de distancias (Google Maps Platform).
• Servicios de envío de mensajes de texto y correo electrónico para los códigos de verificación (Twilio y el proveedor de correo de la Sociedad).
• Las tiendas de aplicaciones (Apple App Store y Google Play), para gestionar las suscripciones.
• Proveedores de alojamiento y bases de datos de la Aplicación.

También podrá compartirlos con autoridades judiciales o administrativas que los requieran conforme a la ley, y, en caso de fusión, adquisición, escisión o venta de activos, con quien suceda a la Sociedad en el tratamiento, que quedará obligado por esta Política.

Transferencia internacional. Varios de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia, en especial en los Estados Unidos. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza la transferencia y transmisión de sus datos a esos países, cuyo tratamiento podrá regirse también por las leyes del país donde ocurra.

7. Derechos del Titular

Como titular de sus datos personales, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error. Buena parte de ellos puede actualizarlos directamente desde la Aplicación.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Cómo ejercer los derechos

El área responsable de atender las consultas y reclamos sobre datos personales es servicio al cliente. El Titular puede escribir a info@hkeep-app.co desde el correo registrado en su cuenta, o enviar su solicitud a la Calle 34B No. 81A-105, Medellín, Colombia. La solicitud debe incluir sus nombres y apellidos, su número de identificación, el correo registrado en la Aplicación y la descripción de lo que solicita.

• Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento de esta Política): se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al Titular que lo complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

9. Eliminación de la cuenta

El Titular puede eliminar su cuenta y sus datos personales por sí mismo, sin intermediarios ni periodo de espera, tanto si es Usuario como si es Proveedor, desde la Aplicación en Cuenta → Eliminar cuenta. Si ya no tiene instalada la Aplicación, puede solicitarlo en hkeep-app.co/eliminar-cuenta, verificando su identidad con un código enviado al correo o al celular registrados, o escribiendo a info@hkeep-app.co desde el correo registrado en su cuenta.

La eliminación es inmediata e irreversible. Con ella:

• Se suprimen los datos que identifican al Titular: en las cuentas de Usuario, entre otros, nombres, documento de identidad, fecha de nacimiento, correo, celular y contraseña; en las cuentas de Proveedor, entre otros, nombres o razón social, nombre de contacto, documento, correo, teléfonos, logotipo y descripción, y se retiran de la Aplicación los servicios y horarios publicados.
• Se borran las conversaciones con el Asistente IA.
• Se elimina el acceso con Google o con Apple, se cierran las sesiones y se borran los dispositivos registrados para notificaciones.
• El Usuario deja de estar vinculado a sus Propiedades. Se borran el texto de sus comentarios en las calificaciones y el contenido de sus PQR.
• Las calificaciones numéricas, las Interacciones y los registros de servicios se conservan de forma anónima, sin ningún dato que permita identificar al Titular, únicamente con fines estadísticos.

Solo se conserva información que identifique al Titular en la medida y durante el tiempo en que lo exija una obligación legal, contable o tributaria, la atención de una reclamación o la prevención del fraude. Cumplida esa finalidad, la información se elimina o se anonimiza.

Importante: eliminar la cuenta no cancela una suscripción vigente en App Store o Google Play. Para dejar de pagarla, el Titular debe cancelarla desde la configuración de su cuenta en la tienda, como se explica en la sección 13 de los Términos y condiciones.

10. Seguridad de la información

La Sociedad adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o el uso indebido, entre ellas la transmisión cifrada de la información, el almacenamiento cifrado de las contraseñas y el acceso restringido a las bases de datos. Ningún sistema es completamente seguro, y la Sociedad no responde por accesos ilegales de terceros que se produzcan pese a esas medidas.

11. Menores de edad

HKeep está dirigida a mayores de dieciocho (18) años. La Sociedad no recoge a sabiendas datos de menores de edad. Si advierte que una cuenta pertenece a un menor, la eliminará junto con la información asociada.

12. Conservación de los datos

La Sociedad trata los datos personales mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta Política y las obligaciones legales, contables y tributarias que le apliquen. Al eliminarse la cuenta, los datos se suprimen o anonimizan conforme a la sección 9.

13. Cambios a esta Política y vigencia

La Sociedad podrá modificar esta Política de privacidad. Los cambios se publicarán en hkeep-app.co/privacidad y, cuando sean sustanciales, se informarán en la Aplicación antes de aplicarse. Si el Titular no está de acuerdo con los cambios, podrá eliminar su cuenta.

Esta versión 1.0 de la Política de privacidad rige desde noviembre de 2026.